Ungeplante Instandhaltung bei Wohnungsunternehmen effizienter steuern
24ROSA verbindet Prozesslogik, Daten-Insights und die Zusammenarbeit mit Partnern, um die operative Effizienz in der ungeplanten Instandhaltung zu steigern und den Service für Mieter:innen spürbar zu verbessern.
Branche / Bereich
Instandhaltung von Wohnungsbaugesellschaften
Umfang
Implementierung der zentralen Lösung von 24ROSA für die Erfassung, Entscheidungsfindung und Planung
Rolle der ibc
Steigerung des Kundennutzens durch verbesserte Serviceprozesse Implementierung der zentralen Lösung von 24ROSA für Erfassung, Entscheidungsfindung und Planung
Kanäle im Fokus
Erfassung von Wartungsanfragen, Planungs- und Koordinationsportal
Team Setup
Gemeinsame Projektteams mit dem Kunden und 24ROSA-Spezialisten
Kontext
Höhere Mietendenzufriedenheit trotz ungeplanter Instandhaltung
Herausforderung
Fragmentierte Instandhaltungsprozesse führten zu Dauer-Feuerwehr statt zu kundenorientiertem Service
Ohne einen einheitlichen Erfassungs- und Planungsprozess wurden Reparaturanfragen uneinheitlich diagnostiziert und häufig nur unvollständig in Arbeitsaufträge übersetzt. Planende verfügten nicht immer über alle relevanten Informationen, um den richtigen Techniker mit dem passenden Material und ausreichender Zeit einzuplanen. Auch die Kommunikation zwischen Wohnungsunternehmen und Dienstleistern blieb oft reaktiv statt gesteuert.
Jede beteiligte Partei – vom Callcenter bis zu den ausführenden Teams – arbeitete in ihrem eigenen Silo. Dadurch fehlte ein zentraler Steuerungsmechanismus, um den Gesamtprozess transparent und zuverlässig zu koordinieren.
Die Folgen waren konkret:
- Fragmentierte und uneinheitliche Aufnahmeprozesse für Instandhaltungsanfragen
- Ineffiziente Planung durch fehlende zentrale Steuerungslogik
- Zu geringe Datentransparenz, um Prozesse gezielt zu verbessern und strukturelle Probleme zu erkennen
- Niedrige First-time-fix-Quoten durch unvollständige oder fehlerhafte Arbeitsaufträge
Unser Vorgehen
Wir haben 24ROSA als zentrale Steuerungsebene eingeführt
Um die ungeplante Instandhaltung wieder besser beherrschbar zu machen, wurde 24ROSA als zentrale Steuerungsebene für Prozessaufnahme, Diagnose und Planung eingeführt. Ziel war es, die einzelnen Prozessschritte in einen konsistenten, geführten Workflow zu überführen.
Der Ansatz kombinierte intelligente Prozesslogik, ERP-Integration und operative Steuerung. So konnten Wohnungsunternehmen und Dienstleister Reparaturanfragen genauer, transparenter und mit höherer Planungsdisziplin bearbeiten.
Besonders wichtig war dabei, dass sowohl interne Teams als auch externe Partner auf einen gemeinsamen Prozess, ein einheitliches System und einen abgestimmten operativen Takt ausgerichtet wurden.
Umgesetzt wurden unter anderem:
- Einführung des 24ROSA-NPO-Moduls mit strukturiertem Entscheidungsbaum für eine konsistente Aufnahme und Diagnose
Integration der ERP-Systeme von Wohnungsunternehmen und Dienstleistern, um Übergaben und Datenflüsse sauber abzubilden - Trainings- und Onboarding-Maßnahmen, um Aufnahmequalität und Planungsdisziplin zu standardisieren
Die gelieferte Lösung:
Ein integriertes Betriebsmodell für ungeplante Instandhaltung mit klaren Prozessen, Tooling und Steuerungslogik
Ergebnisse
Mehr Effizienz, höhere Planbarkeit und gesteigerte Zufriedenheit der Bewohnerschaft
Mit der Einführung der zentralen 24ROSA-Steuerungsebene gewannen Wohnungsunternehmen wieder Kontrolle über ihre Prozesse – von der Anfrageerfassung über Diagnose und Planung bis zur Ausführung. Reparaturanfragen wurden verlässlicher erfasst und geplant, Planende hatten Zugang zu allen relevanten Informationen und Techniker:innen konnten besser vorbereitet in Einsätze starten.
Über klassische operative KPIs hinaus führte das neue Betriebsmodell zu stabileren täglichen Abläufen, geringerer Reibung in der Zusammenarbeit und einer spürbar besseren Serviceerfahrung für Mieter:innen.
Höhere Mieter:innenzufriedenheit
Effizientere Abläufe
Höhere First-time-fix-Quoten
Bessere Daten-Insights
Gezieltere Prozessoptimierung
Unser Versprechen
Warum 24ROSA funktioniert
Ausgang
In vielen Organisationen verhindern fragmentierte Prozesse und fehlende Transparenz eine verlässliche und serviceorientierte Instandhaltung.
Lösung
24ROSA verbindet Prozesslogik, Daten und ERP-Integration in einem zentralen Modul für Aufnahme, Diagnose und Planung.
Vorteil
So lassen sich ungeplante Instandhaltungsprozesse sauber steuern, transparenter machen und deutlich effizienter organisieren – mit besseren Voraussetzungen für eine hohe First-time-fix-Quote.
Ergebnis
Das Ergebnis sind stabilere Prozesse, besserer Service für Mieter:innen und messbare Verbesserungen in KPI-Entwicklung und Kundenfeedback.
Camiel Prudon
Kontakt
Lassen Sie uns Ihren Instandhaltungsprozess modernisieren und die Zufriedenheit Ihrer Mieter:innen steigern
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